Esta práctica, desarrollada por Amaia Familiar, ha obtenido el tercer premio en la categoría Procesos de Estrategia y Calidad y beneficia a todo el personal de la Dirección Provincial del Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) en Madrid.
El proyecto se inspira en los objetivos del Plan Estratégico Provincial de mejorar la comunicación externa e interna y aumentar la implicación de las personas para aumentar su bienestar.
Para lograrlo, ideó un nuevo sistema de comunicación con el personal que se encontraba incapacitado temporalmente (IT), para apoyarlo en esta delicada situación.
Los objetivos eran establecer un nuevo canal de comunicación entre la unidad de recursos humanos y el personal de TI, fomentar una cultura de apoyo y atención en situaciones de especial vulnerabilidad y fomentar el sentido de pertenencia a la organización.
Todo ello, dentro de un rápido sistema de comunicación, incorporando una función en la base de datos del personal que permite enviar las cartas de forma automatizada.
La originalidad de esta mejora radica en centrar la gestión de los recursos humanos en lograr que los empleados sientan que son la parte más importante de la organización., todo ello a través de la atención más personalizada. Además, su funcionamiento es muy sencillo ya que no implica ninguna adaptación especial.
Los principales resultados obtenidos desde su puesta en marcha en diciembre de 2015 son la mejora en los servicios prestados a los usuarios, la mejora en el funcionamiento interno de los servicios y los beneficios que afectan tanto a los responsables de recursos humanos como al personal con una relación simbiótica en la que los dos afectados las partes ganan.
La mejora propuesta arroja resultados positivos tanto en términos de eficacia como de eficiencia ya que se logra el objetivo de mejorar la gestión de los recursos humanos sin incurrir en costos económicos.
Sistemas de evaluación y mejora
La práctica se ha completado con el diseño y realización de una encuesta de satisfacción con el objetivo de mejorar el servicio en caso necesario.
Los resultados generales de la encuesta han sido excelentes, con una participación de casi el 50 % – una tasa alta en comparación con otras encuestas – a más del 90 % de los participantes les gustó el contenido de la carta. Más del 80 % ya le han brindado información útil y información práctica.
Además, se ha detectado que en un 23% de los casos no llegaba la carta por lo que ya se está trabajando en solucionar este problema y hasta un 40% de los participantes han presentado sugerencias de mejora.
