Opciones para el registro de jornada laboral

Registro de jornada laboral

A partir de la entrada en vigor de Ley de Control Horario en 2019 y, especialmente, desde el terremoto de la crisis del Coronavirus, las empresas han tenido que adaptar sus procesos para cumplir con la normativa de registro laboral.
registro de jornada laboral
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¿En qué consiste el registro de la jornada laboral?

La bitácora laboral es una práctica imprescindible en cualquier empresa, pues permite controlar las horas trabajadas por cada empleado y asegurar que se cumplan las normas laborales. Además, la bitácora de jornada laboral es una herramienta fundamental para planificar y administrar el tiempo de trabajo, ya que permite a los empleadores saber con precisión cuántas horas han trabajado y cuántas han perdido por falta de permisos.

Evolución del registro laboral

Se sabe que en España era costumbre hacer horas extras y existía una cultura de presentismo laboral que entorpecía la productividad. La normativa de control horario implantada en la primavera de 2019 pretende acabar con estos estigmas, modernizar la forma de trabajo de las plantillas y proteger tanto al trabajador como a la empresa.

Todas las empresas se adaptaron a la ley de una forma u otra, pero en la primavera de 2020 llegó el confinamiento global. Al margen de los distanciamientos socioeconómicos que esta ocasión, surgió una necesidad muy concreta que no estaba bien regulada hasta el momento: teletrabajar. No eran muchas las empresas que se habían adaptado a un entorno 100% digital y, dado que por ley también es obligatorio declarar cuando se trabaja desde casa, muchas tuvieron que modificar el formulario en el que registraban su jornada laboral para adaptarse al trabajo a domicilio.

Explicada esta evolución, podremos entender mejor cuáles son las diferentes opciones para el registro de jornada laboral, así como las ventajas e inconvenientes anteriores.

1.- Planilla horas de trabajo

Muchas empresas, sobre todo de sectores primarios, utilizan hojas de papel donde los trabajadores registran sus horas de entrada y salida al día. Una cuadrícula simple donde el empleado de la firma es suficiente para cumplir con la legislación española.

Ventajas: Es simple y barato.
Desventajas: Las hojas se pierden y deterioran, hay que amlarnaslas durante varios años por ley y no es sencillo corregir errores.

2.- Libro de Excel de registro de jornada

Siguiendo la lógica de las hojas de papel, son muchas las empresas que utilizan Excel para registrar la jornada del empleado. En realidad no es más que el equivalente digital de un folio donde cada uno escribe cuándo entra y cuándo ale, por lo que no ofrece muchas ventajas. En el mejor de los casos las empresas tienen excel en un servidor compartido o en la nube, pero los problemas que generan son muy similares a tenerlo en un solo equipo

Ventajas: Soy barato. Fácil de almacenar.
Desventajas: Difícil de coordinar. Difícil llevar a cabo un registro. Difícil de cambiar.

Si quieres saber más, en este artículo te contamos todo sobre el uso de plantillas de Excel para llevar a cabo el registro de jornada.

3.- El programa general de control horario

A la luz de la ley de 2019, muchas empresas de desarrollo de software lanzaron sus propios programas de control diario. Por desgracia, muchos de estos programas son muy básicos y apenas son mejores que un excel.

Ventajas: Al tener muy pocas opciones, suelen ser fáciles de utilizar.
Desventajas: Sólo nos permiten llevar a cabo un registro básico de horas trabajadas, pero no contemplan vacaciones, ausencias u horas extra.

4.- El programa de control horario específico

Hay un puñado de herramientas específicas de control de tiempo que se han creado para destinar más recursos y esfuerzos que los programas generalistas. Son empresas profesionales enfocadas a ofrecer soluciones de control horario. Eso sí, son mucho mejores que el software más básico, pero tienen el inconveniente de que no cumplen con las expectativas de los usuarios.

Ventajas: Un programa realmente completo para registrar las horas de trabajo. Mejora en la coordinación y los informes.
Desventajas: No todos tienen las funcionalidades esperadas. Casi todos se centran en fichaje por web y no contemplan otros tipos de fichaje como kiosco o móvil.

5.- Reloj para fichar

El tradicional reloj de cine de los años 50 sigue siendo una opción popular en fábricas y centros donde el trabajo es meramente físico. Es sorprendente, pero hay muchos centros de trabajo donde llevan 40 años trabajando de la misma manera y sienten que es arriesgado modificar sus viejos hábitos.

Ventajas: No muchas en realidad. Funciona por inercia.
Desventajas: Todas las desventajas que puede tener llevar el registro horario en una hoja de papel. Los empleados suelen perder sus tarjetas de fichaje o olvidarse de la clave. No soy compatible con el teletrabajo.

6.- Máquina para fichar por huella

En su momento, se llevó a cabo la modernización del tradicional reloj fichar, donde se reemplazó la tarjeta por una llave que el usuario utiliza es el sistema de huella digital. Esto hace que el empleado siempre tenga encima su sistema de identificación, pero sigue teniendo serios problemas cuando hablamos de transformación digital.

Ventajas: El empleado no pierde su tarjeta.
Desventajas. No soy compatible con el teletrabajo. AL que requiere contacto físico, resulta en un foco de contagio de enfermedades infecciosas.

7.- Máquina de reconocimiento facial

La última innovación para el registro físico en empresas es el reconocimiento facial. Al igual que una huella dactilar, es un sistema de identificación biométrica único e intransferible, por lo que tiene la misma ventaja. Además, al no requerir contacto, resulta mucho más higiénico.

Ventajas: Más higiénico que una huella dactilar. Normalmente produce menos errores.
Desventajas: No soy compatible con el teletrabajo.

8.- Solución de control de horarios 360º

Siendo realistas, son muy pocas las empresas 100% digitales en las que todos los empleados tienen un ordenador con el que poder archivar. Tampoco es habitual, y cada vez será menos, encontrar empresas en las que todos los trabajadores pueden pasar físicamente por un quiosco 4 veces al día para registrar sus entradas y salidas.

Ventajas: Permite utilizar a la vez todos los métodos de fichaje y centralizar la información
Desventajas: Podrías pensar que resulta caro, pero si nuestras consultas preciosas te sorprenderán.

¿Por qué realizar el registro de jornada laboral?

El registro de la jornada laboral se realiza para tener un control de las horas trabajadas por los empleados, para cumplir con las leyes laborales, para llevar un seguimiento de la productividad y para poder realizar el pago adecuado y justo de los salarios. También puede ser requerido como evidencia en caso de auditorías o demandas laborales.

Algunos de los beneficos de controlar la jornada laboral incluyen:

  1. Cumplimiento legal: Registrar la jornada laboral es necesario para cumplir con las leyes y regulaciones laborales.
  2. Pago justo de salarios: Con un registro preciso de las horas trabajadas, se puede asegurar que los empleados reciban el pago adecuado y justo de sus salarios.
  3. Productividad: El registro de la jornada laboral puede ayudar a identificar patrones y tendencias en la productividad, lo que puede ser útil para mejorar la eficiencia y el rendimiento.
  4. Evidencia: El registro de la jornada laboral puede ser requerido como evidencia en caso de auditorías o demandas laborales.
  5. Comunicación: El registro de la jornada laboral puede ayudar a mejorar la comunicación y la transparencia entre los empleados y los gerentes.

¿Se pueden imputar de golpe todas las horas de trabajo?

Una de las prácticas más frecuentes de las empresas es registrar de golpe todas las horas de trabajo preestablecidas por contrato de los empleados. Esta técnica, denominada confirmación de tiempo, significa que el trabajador no ficha su jornada a tiempo real, sino que confirma las horas de su jornada al final de la semana o del mes. Llevando a cabo esta práctica, no estaríamos complimiendo con la ley de registro de jornada. Por lo tanto, la empresa podría tener problemas ante una inspección de trabajo. A la hora de pedir actas verás que es imposible que todo el personal haya contado los mismos minutos exactos a la hora de entrada y salida del trabajo. Esto se denotaría facilidad aunque lo intentemos truncar cuando nos pregunten nuestro método de fichaje empleado en el día a día.

En conclusión, existen varias opciones para llevar un registro de la jornada laboral del empleado, y la elección dependerá del tamaño y necesidades de cada empresa. Sin embargo, es importante elegir una opción precisa y fiable para cumplir con la normativa legal y laboral y asegurar una gestión eficaz del tiempo de trabajo de los empleados.

Categoría: Control Horario y fichaje

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