Como montar una asociación en 10 pasos

como montar una asociación
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Como para crear una asociación los 10 pasos

Crear una asociación desde cero puede parecer un proceso largo y tedioso. En esta guía te contamos cómo hacerlo paso a paso para que puedas hacerlo lo antes posible.

1. Defina los miembros

El primer paso para crear una asociación es definir los miembros que formarán parte de ella. Esto no significa que no se puedan registrar más miembros posteriormente, pero para que una asociación funcione debe haber al menos tres personas, que pueden ser naturales o legales, que quieran constituirla.

Cabe destacar que de estos tres socios fundadores, si uno de ellos es persona jurídica, deberá estar representado por una persona física que forme parte de la entidad. Esta persona será el representante legal de la persona jurídica en la asociación, ejerciendo las funciones correspondientes.

Finalmente, estos tres – al menos, y podría haber muchos más – miembros fundadores deben ponerse de acuerdo sobre la misión y el alcance de la nueva asociación.

2. Seleccione el nombre de una empresa

El siguiente paso es seleccionar un nombre de empresa, es decir, el nombre que tendrá nuestra asociación. En este caso, lo habitual es que se busque un nombre descriptivo y que el ámbito de la entidad sea muy claro, aunque en realidad podemos poner el nombre que elijamos, con algunas excepciones según la comunidad autónoma.

La única regla común es que debe ser un nombre que no sea utilizado por ninguna otra asociación del mismo tipo o área geográfica. El Ministerio del Interior nos ofrece una buscando nombres de empresas de asociaciones para que podamos comprobar si el nombre elegido es gratuito.

Finalmente, es recomendable elegir un nombre que tenga un dominio libre en internet, ya que de lo contrario no podremos utilizarlo para el sitio web de nuestra asociación.

3. Determinar el área de actividad y el objeto social.

Este tercer paso es el más importante porque es la base de lo que hará nuestra asociación en el futuro.

Es necesario aclarar qué se hará, qué grupos o segmentos sociales serán apoyados, así como las formas específicas en las que se planifica esta ayuda. Por supuesto, la finalidad social para la que se crea la asociación debe estar en el marco de la legislación vigente, es decir, no se puede crear una asociación para una actividad que sea ilegal o constituya un delito.

También es importante establecer el alcance de la asociación, que puede ser local, comunitaria o nacional. Hay que tener en cuenta que dependiendo del área será necesario dar de alta la asociación en uno u otro tipo de registro.

4. Escribe el estado de la asociación.

El punto más difícil para crear una asociación es redactar sus estatutos. Se trata de la normativa que regirá su funcionamiento desde su establecimiento y donde aparecerán los objetivos y el modelo organizativo que tendrá.

Contener las reglas fundamentales de funcionamiento de la entidad es muy importante, porque sus reglas son obligatorias para todos los socios. Aunque el contenido de los estatutos puede ser creado por socios, existen algunos mínimos obligatorios que están regulados por Artículo 7 de la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación..

Las disposiciones que los miembros de la asociación introduzcan voluntariamente no pueden contravenir la mencionada ley orgánica, por lo que se recomienda consultar a un abogado o profesional del derecho para revisar o redactar el estatuto directamente y asegurar su legalidad, especialmente si existen muchas normas u otros elementos. .

Estos son los puntos mínimos que establece la legislación que deben tener los estatutos:

Nombre

Como ya se mencionó, se recomienda que el nombre esté relacionado con los fines de la asociación o, al menos, con el principal. En los casos en que se les asigne el nombre de una persona importante para el propósito del grupo o empresa, puede ir precedido del tipo / función de la asociación.

Lo más importante es que el nombre sirve para identificarlo y diferenciarlo de otras asociaciones diferentes o similares.

Objetivos y actividades de la asociación

Los objetivos y actividades a realizar en la asociación deben ser detallados.

Si hay uno que sabemos si podemos hacerlo, siempre es mejor incluirlo que omitirlo o escribir las actividades de forma amplia que de forma muy concreta, para que los cambios que se puedan producir caigan en la descripción estatutaria.

Duración de la asociación

Aunque las asociaciones normalmente se configuran por tiempo indefinido, hay ocasiones en las que se crean por un tiempo determinado, ya que su objeto es un evento o fiesta temporal.

En cualquier caso, tendremos que especificarlo en el estatuto de la asociación.

Sede social

Al principio, es posible que no tengamos sede y lo hacemos en el domicilio de una persona o en un lugar publicado habilitado para ello (los Ayuntamientos suelen dejar diferentes dependencias municipales como sedes para nuevas organizaciones de este tipo).

En el caso de un lugar público o dependiente de una administración, tendremos que presentar junto con el estatuto un certificado de autorización por parte de dicha administración.

Si por el contrario se trata de una dirección temporal, deberá especificarse en la documentación.

Ámbito territorial

También es importante indicar el campo de actividad de la asociación en el estatuto. Hay que tener en cuenta que solo podemos actuar en el área que indicamos, por lo que un truco muy utilizado es escribir que las funciones tendrán lugar «principalmente» en un territorio pero que no se excluye la posibilidad de actuar ocasionalmente fuera de él.

Dependiendo de la zona, tendremos que acudir a un registro autónomo o al registro nacional si es nacional o internacional.

Requisitos para la válida constitución de la asamblea general, sus atribuciones y atribuciones

A partir de ahora comienzan las partes más técnicas y complejas. Para que esta sección sea buena, se recomienda que cuente con asesoramiento profesional o utilice una plantilla de otra asociación.

En este apartado se recogen todas las reglas de la junta general, que es la junta en la que se toman las decisiones en una asociación, así como los procedimientos para la adopción de acuerdos o los porcentajes mínimos de socios que se requieren para convocar una junta general extraordinaria.

Requisitos y procedimiento para la selección y sustitución de funciones

Como el anterior, es la base del funcionamiento de la asociación. Cada asociación debe tener presidencia, secretaría y tesorería y también puede tener socios, vicepresidentes, etc … También puede ser elegida por un órgano colegiado.

En cualquier caso, todas las funciones de la asociación deben estar descritas en el estatuto, explicando cuáles son sus atribuciones y funciones, cómo serán nombradas, cómo se pueden dar por terminadas o cuánto tiempo durará cada función.

Requisitos de admisión, baja y expulsión de socios

También cabe mencionar si existe algún requisito de admisión para formar parte de la asociación o si está abierto a cualquier persona.

De la misma forma, será necesario indicar cuál es el procedimiento de baja de la asociación y qué motivos pueden llevar a la dirección o al conjunto de la organización a decidir la expulsión de uno de sus miembros.

Derechos y obligaciones de los asociados

Ser miembro de una asociación le da derecho a una serie de derechos y obligaciones, como el pago de cuotas, que deben explicarse en el estatuto.

Asimismo, las consecuencias del incumplimiento de obligaciones, ya sean multas, expulsión u otras sanciones distintas.

Régimen de administración, contabilidad y documentación

Otro apartado muy técnico, pero fundamental para cualquier administración, porque explica el funcionamiento de las cuentas y la administración de la asociación. No podemos olvidar incluir la fecha de finalización del ejercicio asociativo.

Régimen de sanciones

El régimen sancionador volverá a explicar las sanciones que se pueden aplicar en caso de incumplimiento de las obligaciones a asociarse. Hay que tener en cuenta que cuando una persona se une a una asociación, el contenido de su estado es obligatorio.

Equidad inicial

En este apartado se detallarán todos los recursos de los que dispone la asociación al inicio, ya sea dinero en forma de bienes muebles o inmuebles.

Procedimiento de modificación del Estatuto

Los estatutos rigen la asociación, pero no son inamovibles. El mismo documento debe incluir cómo realizar cambios y cambios, el número de votos y la mayoría necesitó en la asamblea para hacer estos cambios etc …

Las causas de disolución y destino del patrimonio

Si bien se opta por que la asociación tenga una duración indefinida, deben indicarse las posibles causas de su disolución. También será necesario indicar a dónde irán los activos de la entidad. En este sentido, cabe señalar que, al ser una organización sin ánimo de lucro, los activos nunca pueden ser utilizados para el beneficio privado de una persona física o jurídica.

5. Celebra el establecimiento oficial de la asociación

Una vez finalizados los estatutos, pasamos al siguiente paso: el establecimiento formal de la asociación para obtener los estatutos.

Para ello, se celebra la primera asamblea general de la asociación, en la que participarán los socios fundadores que acordarán la constitución de la asociación, la aprobación de los estatutos y se elegirán las distintas funciones y órganos de gobierno que en ellos aparezcan.

Todo lo pactado deberá incluirse en dicho acto constitutivo, al que se anexará el estatuto cuando posteriormente se presente la solicitud de registro. Este documento es un documento fundamental de la asociación y si lo desea puede ser transformado en documento público en una notaría. De lo contrario, será privado, pero tendrá la misma validez.

Es bastante común crear un órgano de gobierno llamado junta directiva donde las decisiones se toman sin tener que pasar por la asamblea. Sin embargo, cabe señalar que no es obligatorio contar con un consejo de administración ya que sus funciones pueden ser realizadas directamente por la asamblea sin ningún problema.

En cuanto a funciones, puede haber tantas como se decidan en el estatuto, aunque hay al menos tres que son de obligado cumplimiento según los estatutos: presidencia, secretaría y tesorería.

A continuación, te explicamos los impuestos más habituales y sus funciones.

Presidencia

Es una tarifa obligatoria. Tiene a su cargo la gestión y representación de la asociación en delegación de la asamblea general y / o del consejo de administración. Además, convocará reuniones y reuniones del Consejo de Administración, presidirá y presidirá dichas reuniones y supervisará los documentos certificados y las actas de la Tesorería y la Secretaría.

vicepresidente

Esta posición es opcional, pero es bastante común, especialmente en asociaciones más grandes. Prácticamente ayuda a la presidencia y cuando no puede estar tiene sus funciones.

También ocupará la presidencia cuando permanezca vacante mientras la asamblea general designe un nuevo presidente.

Secretario

La secretaría es otra de las funciones obligatorias, siendo el responsable de la documentación de la asociación, así como de velar por que las tarjetas de afiliación estén actualizadas.

Entre sus funciones se encuentran la de expedir certificados o redactar, redactar y firmar el acta de las reuniones tanto de la asamblea como del consejo de administración, en su caso.

Tesorería

El último cargo obligatorio es el de jefe de tesorería, responsable de los recursos de la asociación.

Será la persona que haga el presupuesto, el balance, la liquidación de la cuenta, lleve los registros contables, firme los recibos etc … También será quien pague las facturas y será el responsable de la asociación en nivel fiscal.

Vocal

Finalmente, otra posición común, pero no obligatoria, es vocal. Los miembros se encargan de la realización de los proyectos de la asociación, ya sea por iniciativa propia o por encargo, así como de los informes de evaluación.

Los socios son responsables de la gestión de la asociación y representan a la entidad ante los socios, terceros y otras entidades, estando obligados a presentar a la asamblea balances y propuestas de gestión.

Cabe señalar que todos estos puestos, aunque sean asociaciones sin fines de lucro, pueden ser remunerados por su trabajo si el estatuto así lo dispone.

6. Escriba la escritura de constitución

En la primera junta general, el acta de constitución deberá ser redactada por el responsable de las funciones de secretaría.

Este registro debe contener todos los datos de las personas físicas o jurídicas que formen parte de la asociación y las funciones que tendrán en la asociación. También deberán figurar otros datos como nombre, finalidad y domicilio social, así como los medios y recursos a utilizar.

Si los miembros aportan individualmente al patrimonio de la asociación, también debe quedar reflejado.

En definitiva, el acto fundacional debe aparecer:

  • Identificación del promotor
  • Pactos y su nombre
  • Estatutos aprobados y confirmados
  • Lugar y fecha del acta firmada por los asociados
  • Nombramiento del órgano de gobierno provisional de la asociación

7. Presentar la documentación de la asociación en el Registro.

Ha llegado el momento de presentar toda la documentación de la asociación en el Registro correspondiente. Si se trata de una asociación que opere en el ámbito regional o geográfico inferior, estará en el Registro de su Comunidad Autónoma, en caso contrario deberá inscribirse en el Registro del Estado.

Para presentar la solicitud, el representante de la asociación que figura en la escritura de constitución debe incluir sus datos identificativos (nombre, cargo, código de identificación fiscal, dirección, teléfono y firma) y datos identificativos de la asociación (nombre, dirección, nombre de dominio o URL y si ya tiene CIF, CIF).

También será necesario cumplimentar un apartado denominado documentación y solicitud, en el que se describen los documentos que acompañan a la solicitud y la solicitud realizada, en este caso, la inscripción de la asociación en el Registro.

La documentación a aportar con la solicitud firmada por el representante es la siguiente:

  • Dos copias de los Estatutos Sociales firmados por los socios fundadores.
  • Si existe una Junta Directiva, su composición, así como las personas que ejercerán las funciones obligatorias (presidencia, secretaría y tesorería)
  • Copia de la cédula de identidad de los fundadores
  • Dos copias del estatuto de la asociación con firmas originales en cada página del presidente y secretario
  • Comprobante de pago de las tasas correspondientes

Una vez constituida la Carta Fundacional junto con los Estatutos y como pago de preinscripción, es necesario identificar dónde corresponde la inscripción: si en el Registro de la Asociación Autónoma si el ámbito de actuación de la entidad es menor que el territorio de una Comunidad Autónoma o Registro Nacional de Asociaciones cuando sea mayor.

Una vez entregada toda la documentación al Registro correspondiente, tendrá tres meses para aceptar o prohibir la asociación. Si pasado el plazo no nos contestaron no habrá problema, en este caso se estima el silencio administrativo, es decir, se permitirá que la asociación entre en funcionamiento.

8. Selle los libros de la asociación.

Una vez nos han notificado que la asociación está inscrita o han pasado los tres meses, podemos pasar al penúltimo paso: sellamos los libros de la asociación en el Registro para que sean válidos.

Estos tres libros están a la venta en estancos y librerías especializadas. También puede optar por que estén informatizados, en cuyo caso las primeras 100 páginas de cada uno deberán imprimirse y sellarse. Estas páginas deben tener su paginación, el nombre de la asociación y el nombre del libro.

Los tres libros son los siguientes:

Libro de socios

Es el libro en el que se registran los registros y borrados de las personas que forman parte de la asociación. Su ID, NIE o número de pasaporte, dirección y firma deben aparecer junto a su nombre.

El libro de actas

Es el lugar donde se llevan las actas de las reuniones de la asociación y de otras reuniones como las de la junta directiva o si existe una comisión para un fin específico. Son redactados por el titular de la secretaría y se unifican en este lugar. Cada reunión de la asociación debe tener un informe que refleje los acuerdos alcanzados.

Libro de cuentas

El tesorero está a cargo de este libro y aquí se refleja toda la contabilidad de la asociación. Aparecerán todos los ingresos y gastos, así como el saldo anual resultante de cada año.

9. Solicitar el CIF de la asociación y demás obligaciones legales

Una vez que la asociación está registrada, pasa ser una entidad legal. Como persona jurídica es necesario contar con un número CIF (código de identificación fiscal), especialmente para cualquier trámite económico como la apertura de una cuenta bancaria o la posibilidad de realizar facturas.

Este trámite se realiza en la Agencia Tributaria más cercana y es bastante sencillo. Tendremos que presentar la siguiente documentación, que nos ayudará y notificará a la Agencia Tributaria sobre el inicio de nuestra actividad:

  • Original y copias de los estatutos.
  • Fotocopia de la cédula de identidad del solicitante
  • Original y copias de la resolución de inscripción en el Registro
  • Fotocopia CIF con modelo 036, firmada y cumplimentada en mayúsculas
  • Original y copias del estatuto de la Asociación

Nuestro trámite con la Agencia Tributaria no termina aquí. También tendremos que enviarle una carta solicitando la exención del IVA en cuotas de afiliación y actividades relacionadas con la finalidad social.

Finalmente, la AEAT debe solicitar el registro de la dirección de notificación electrónica, ya que este es obligatorio para cualquier persona jurídica. En este caso, deberá solicitar el certificado digital en Fábrica Nacional de Monedas y Sellos. Una vez que lo tengamos, tendremos que registrarlo en Hacienda.

Finalmente, tendremos que registrar los archivos de la asociación en Agencia Española de Protección de Datos. Para cada archivo incluido, nos proporcionarán un número de registro específico.

10. Abra una cuenta bancaria para la asociación.

Finalmente, es muy recomendable que la asociación tenga una cuenta bancaria a su nombre. De esta forma, todos los movimientos económicos que se produzcan aparecerán a nombre de la asociación y no de los particulares. Como las asociaciones son entidades sin ánimo de lucro, es importante separar la contabilidad de la de sus miembros.

Para abrir una cuenta con una asociación, debe traer la siguiente documentación al banco de su elección:

  • Copia del estado registrado. Se puede entregar en espera con el sello de entrada en el Registro.
  • Copia CIF
  • Acto de la asociación en el que se asuman al menos dos funciones del órgano de administración como titulares de la cuenta de la asociación. Por lo general, son responsables de la presidencia y la tesorería, pero puede haber más si se acuerda.

¿Deben las asociaciones pagar impuestos sobre las ganancias?

Las asociaciones generalmente tienen que pagar el 10% de los ingresos como impuesto sobre la renta. Aun así, hay dos casos muy habituales en los que esto no será necesario. Estos casos son:

Si los ingresos totales no superan los 50.000 euros anuales.

Si la renta correspondiente a la renta no exenta no supera los 2.000 euros mensuales.

Guía para darse de alta como autónomo en Hacienda y Seguridad Social en 2021

 

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