Definir la estructura de tu dirección de correo electrónico profesional

Cuando inicia su negocio, debe tomar muchas decisiones pequeñas y de alto impacto, como elegir un nombre de dominio. Hoy nos vamos a centrar en lo que debes tener en cuenta para otra de esas pequeñas decisiones: la estructura de tu dirección correo electrónico profesional. Me refiero a la dirección en sí, pero también al nombre del remitente que quieres que aparezca por defecto.

¿Por qué es importante la estructura de una dirección de correo electrónico?

El correo electrónico es una de las herramientas de comunicación más utilizadas en los negocios hoy en día. Muchas veces, el primer contacto que tendrá con clientes, proveedores o colaboradores será a través de su dirección de correo electrónico. Puede parecer un tema sin importancia, pero en realidad es muy importante cuidar todos los detalles, por dos motivos principales:

• Desea facilitar que sus contactos ingresen y registren su dirección de correo electrónico.
• Quiere causar una buena impresión al enviar una comunicación.

¿Cómo se estructura una dirección de correo electrónico?

Hasta ahora, creo que todo el mundo sabe que una dirección de correo electrónico consta de dos partes separadas por el símbolo @ (aroba): por un lado, la dirección y, por otro lado, el dominio correspondiente. Por lo tanto, la dirección de correo electrónico nombre.nombre@empresa.com se refiere a la dirección «nombre.nombre» en el dominio «su empresa.com».

Como ya he escrito en el blog sobre elegir un nombre de dominio para tu negocio o negocio online, en este post me voy a centrar en el apartado de Acercarse.

Además, dado que cada correo electrónico suele configurarse con un Nombre del remitenteTambién veremos cómo optimizar esta descripción.

Elegir la dirección de correo electrónico profesional

Veamos primero las direcciones de correo electrónico de las personas que trabajan para su empresa. Entonces nos interesarán direcciones genéricas para información, ayuda, atención al cliente, pedidos, newsletters, etc…

La estructura de una dirección de correo electrónico profesional para una persona.

Por lo general, las empresas eligen una dirección en función del nombre de la persona, siendo las opciones más comunes el nombre y apellido, las iniciales o solo el nombre.

Nombre completo

Usar el nombre completo, por ejemplo en mi caso «antoine.kerfant» o «antoinekerfant» tiene la ventaja de Aclara a la otra persona quién es tu contacto, incluso cuando el nombre del remitente no aparece: por ejemplo, si el remitente solicita su correo electrónico durante una llamada telefónica. Pero también tiene algunas desventajas. Si tienes un nombre extraño o extranjero (como el mío), puede ser tedioso escribir un correo electrónico.

Dar tu nombre completo también puede ser un problema Intimidad. No es lo mismo llamarse José García que tener un nombre fuera de lo común, que cualquiera podría investigar. Y si eso no es un problema cuando ya estás comunicando tu nombre público, como es mi caso, puede significar dar demasiada información sobre las personas cuando no es necesario saber sus nombres.

inicial

El uso de las iniciales tiene la principal ventaja de hacer que la dirección de correo electrónico mucho más corto, fácil de recordar y deletrearAdemás de que no revela mucha información sobre las personas cuando no es estrictamente necesaria. En mi caso, mi dirección principal simplemente comienza con «ak» seguido del nombre de dominio.

La desventaja es cuando tienes más de una persona con las mismas iniciales en tu empresa, un caso bastante común.

Nombre

Muchas empresas modernas, especialmente las nuevas empresas, eligen usar solo el nombre en su dirección de correo electrónico. Es una solución que apuesta por la sencillez, además de generar sensación de cercanía a los contactos. Es un pequeño detalle, pero parece menos formal y más amigable si me escribe María en lugar de María López.

La desventaja es que en España se repiten mucho algunos nombres, y no solo José y María, por lo que suele ser válido solo para organizaciones pequeñas.

Obtenga más información sobre la estructura del correo electrónico

claro que se pueden hacer COMBINACIÓN. Algunas empresas optan por combinar el nombre de pila con el nombre completo o viceversa.

Otro elemento a considerar es si se utilizan simbolos como guiones o puntos para separar palabras. En mi opinión, cuando eliges poner tu nombre y apellido, lo más limpio es separarlos con un punto. Para las otras opciones, probablemente no desee incluir ninguna separación.

Elija su dirección de correo electrónico para ciertas funciones

Solicitud de información

Lo más habitual es utilizar el prefijo «hincharY muchas empresas eligen esta opción. Sin embargo, tiene un costo. Los robots de spam suelen enviar correos electrónicos de forma predeterminada a info@yourcompany.com. Pero lo mismo sucede con otros prefijos comunes, como «Contacto«o similar.

En los últimos años, el uso del prefijo «Hola”. La idea es similar a lo que mencioné antes solo usando el nombre. Crea un contacto más informal y cercano.

Boletines y comunicaciones

Las empresas utilizan todo tipo de prefijos para sus comunicaciones. Pueden ser los mismos que mencioné anteriormente (info, hola) o los clásicos».sin respuesta«Simplemente vino a nuestro conocimiento entonces. Usos de «comunicación«,»boletín«,»Boletin informativo«Simplemente vino a nuestro conocimiento entonces.

aplicaciones

Si recibes pedidos online, puede que te interese tener una dirección de correo electrónico específica para recibir tus correos y que no se pierdan en el resto de tus comunicaciones. Entre solicitudes de información, spam y otros mensajes, es muy común que el buzón de una cuenta de empresa se sature.

Elige el nombre del remitente

Cuando envía un correo electrónico a sus contactos, lo primero que verán No es tu dirección, es el nombre del remitente que configuraste al definir la estructura de tu email, por eso es importante detenerse un segundo para hacerlo bien.

• Indica tu nombre y apellido. Es el más común y probablemente el más recomendado. Sea claro y sus contactos no tendrán dudas sobre con quién están hablando.
• Ingrese el nombre y razón social. El negocio ha estado haciendo mucho últimamente, especialmente para el servicio al cliente. De nuevo, es crear esa cercanía con el contacto.
• Compruebe la configuración actual. Si no hace nada, probablemente aparezca como el remitente de su dirección de correo electrónico y no se vea muy bien. Mejor tómate unos segundos para comprobarlo.

La buena noticia es que una vez que haya definido la estructura de su dirección de correo electrónico profesional (y otros correos electrónicos de su empresa), no tiene que preocuparse. Pero vale la pena el tiempo. Te ayudará a tener una mejor imagen.