Cómo hacer una factura es una de las primeras preguntas que surgen en un autónomo, una PYME o un emprendedor que inicia su proyecto empresarial
¿Qué es una factura?
Una factura es un documento que justifica la prestación de servicios o la venta de productos dentro de una actividad.
¿Quién está obligado a facturar?
Y realiza una actividad económica, ya sea como empresario o profesional, estás obligado a facturar.
Estarás obligado cuando el destinatario se un empresario o profesional pero también cuando tu cliente se un privado y la solicite.
¿Cómo hacer una factura?
Veamos cómo se debe hacer una factura y qué elementos debe tener para que se considere válida.
El numero de factura y en su caso, su serie
Es necesario darle un número a cada una de nuestras facturas. Estos números deben ser correlativos y pueden existir diferentes series separativas.
Importante que no haya ningún salto entre un número de factura y otro.
En la fecha de emisión
Necesitamos darle una fecha valida a nuestro documento, que sera la del momento en el que se realice la operacion.
Es importante que nuestra fecha de emisión sea correlativa al número de factura. Es decir, no se puede tener una factura de número 003 con una fecha posterior a la factura número 004.
Los datos tanto del emisor como del cliente
En una factura es necesario que aparecieran los datos de ambas partes.
Los nombres y apellidos en el caso de autónomo, o la razón social o denominación social si somos sociedad. En este caso, es importante añadir las siglas correspondientes: SLU (sociedad limitada unipersonal), SL (sociedad limitada), SA (sociedad anónima), etc.
También los números de identificación fiscal, NIF o CIF según el caso, y el domicilio social completo, todo de ambas partes. También puede agregar un teléfono o correo electrónico de contacto.
Él entendió
Es la descripción de la factura tiene que aparecer el concepto de la misma. Esto es el producto o servicio que estamos prestando a la otra parte, con todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible, la cuantía de la factura sin impuestos, la cantidad, el precio unitario (sin impuestos) y cualquier descuento o rebaja no incluido en este.
Bases imponibles
Es la base sobre la que debemos calcular cada impuesto de la factura, podremos tener una bases imponibles para él el 4% de IVA, otro para el 21% de IVA, otro para la retención del IRPF…
El IVA y las retenciones en el IRPF
Y hay más de un tipo de impuesto de IVA, hay que dar a conocer las bases imponibles de los distintos tipos, así como la retención a cuenta, y está el IRPF.
A la tasa de impuestos
deberán consignarse por separado las quantitas que se obtienen al aplicar a la base imponible correspondiente el tipo impositivo.
le importa totalmente
Este importe será la suma de la base imponible, es decir, el precio del producto ofrecido antes de impuestos, los impuestos y las retenciones. La suma de estas tres cantidades da una cifra final en la que se debe el importe total de importación de la factura.
Los datos registrados
Es interesante añadir los datos registrales de nuestra sociedad, que servirán para identificarnos de una forma mucho más precisa.
Y somos autónomos rellenaremos nuestros datos; nuestro nombre, DNI y dirección. En cambio, si somos una Sociedad Limitada, especializaremos datos como el protocolo o la hoja
formado por pago
También podemos añadir otros datos de nuestra elección como la fecha de caducidad o el método de pago, y ya cuenta como transferencia.
Como calcular una factura
Al facturador, seguramente tengamos obligación de llevar a cabo una contabilidad que tengamos las facturas emitidas y recibidas.
Los autónomos deben llevar a cabo unos libros de registro de facturas de ingreso y facturas de gasto.
Las empresas y demás entidades con personalidad jurídica, además de los libros de registro, deben realizar una contabilidad completa de la factura, con bases imponibles, cuotas tributarias, etc.
Como declarar una factura
Igualmente, el facturador, deberemos tributar por las cuotas tributarias recogidas en el documento.
Fundamentalmente hablamos de:
- IVA, y tenemos cobrado IVA en la factura deberemos declararlo ante en la Agencia Tributaria con el modelo 303 trimestral.
- Retención del IRPF, y aplicamos retención en la factura de un profesional autónomo, lo declararemos trimestralmente en el modelo 111.
- Alquiler IRPF alquiler, en retenciones del alquiler en la factura deberemos declarar el modelo 115 trimestral.
- IRPF actividad, además si eres autónomo
- En estimación directa, deberá presentar el modelo 130, reteniendo el 20% del resultado de su actividad, ingresos menos gastos deducibles.
- En la estimación de Objetiva, módulos, el modelo 131 con el resultado de la importación de aplicar su fórmula de módulos.
tipo de facturación
Existen diferentes tipos de facturas, con diferentes características y usos
- Lo ordinariosirve para documentar cualquier operación de compraventa, de productos o servicios.
- Rectificación, sirve para “rectificar”, cambiar, una factura previamente.
- proforma, es entre factura y presupuesto, se emite antes de cerrar la venta para justificación.
- resumen, recoge en una sola factura las transacciones con un mismo cliente en un periodo.
- Simplificado, son facturas con requisitos menores que las ordinarias, por ejemplo sin obligación de desglose de IVA, identificación del contrario…
- Electrónica, Factura en formato digital.
Herramientas para facturar
Las facturas, mientras cumplan con la legislación de facturación vigente, serán válidas, estén hechas en un procesador de texto, en una hoja de Excel o en un programa de facturación.
facturación manual
- Facturas en un procesador de textopara no cotermer errores, debe contar con una plantilla que modifique a la hora de generar las facturas.
Importante, cosas a tener en cuenta
- Debemos seguir la numeración de manera consecutiva sin salto.
- Dejar los comprobantes de factura deben ser consecutivos
- Revisa bien los datos del contrario en cada factura, al partir de una plantilla te puedes equivocar.
- Comprueba los calculos de IVA, de retenciones, etc.. debes hacer los calculos de manera manual en cada factura
- Transforma el archivo en un PDF para enviar al cliente y no se puede modificar.
- Factura en EXCELel uso de una hoja de cálculo para la facturación le permitirá crear una plantilla, fórmulas para el cálculo automático del IVA y las retenciones y puede usar las hojas para almacenar todas las facturas
Importante, cosas a tener en cuenta
- Revisar que la plantilla de nuestra nueva factura es correcta, tiene la base de IVA o las bases de IVA necesarias, las retenciones, etc…
- Y no lo hemos programado, asegurándonos de crear un número de factura consecutivo
- Cuidado con los redondeos del Excel, debemos tratar los números como moneda, con dos decimales.
- Transforma el archivo en un PDF para enviar al cliente y no se puede modificar.
Facturación en línea
- Facturación en plataformas ONLINE facturación existen diferentes herramientas online para facturación, una de pago y otras gratuitas que te permiten realizar cualquier tipo de factura, llevar un registro de la misma, automatizar la asignación de números de factura, crear líneas de facturación, gestionar clientes y sus datos, la gestion de productos y sus datos y el envio de las facturas al cliente.
Importante, cosas a tener en cuenta
- Elegir una solución de calidad para las facturas
- Con precio reducido o GRATIS
- facturación ilimitada
- sin clientes
- Sin límite de productos
- Sin líneas de facturación
- Con plantillas personalizables
- Opción de facturas ordinarias, rectificatorias, suplidas, simplificadas
Recomiendo FACTURALIA, la plataforma de facturación online GRATUITA para que puedas realizar tus facturas con todas las garantías y con cientos de funcionalidades que harán del proceso de facturación algo eficaz, sencillo y rápido.
Obligaciones de facturación
Recuerde que debe conservar la copia de las facturas emitidas al menos durante cuatro años, por si tiene una inspección o una revisión de Hacienda.
También tienes la obligación de conservar las facturas que recibas de otros empresarios o profesionales.
Ejemplo de factura
Para diseñar una factura no necesitamos una aplicación de facturación especial, ya que podemos diseñar un procesador de texto o una hoja de cálculo.
Aquí os dejamos un ejemplo de diseño de una factura con todo lo que es necesario consignar.
